DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Trước hết, có thể hiểu tổ chức sự kiện là thực hiện các công việc cho một sự kiện sắp xảy ra từ khâu chuẩn bị đến khi tiến hành và kết thúc sự kiện. Các sự kiện có thể kể đến bao gồm khai trương, ca múa nhạc, gameshow, hội nghị, hội thảo,…

Vậy dịch vụ tổ chức sự kiện là một đơn vị hay công ty đứng ra chịu trách nhiệm thực hiện sự kiện đó. Họ phải có trách nhiệm lên ý tưởng, kế hoạch và theo sát trong suốt quá trình diên ra sự kiện. Nhờ các dịch vụ tổ chức sự kiện mà những thông điệp của chương trình được truyền tải và tiếp cận đến khách hàng/khán giả một cách hiệu quả nhất.

CÁC QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN HIỆU QUẢ

Để một sự kiện được tổ chức thành công thì luôn phải có các quy trình nhất định. Trong đó có thể kể đến là quy trình trước khi diễn ra sự kiện, trong khi diễn ra sự kiện và kết thúc sự kiện. Mỗi giai đoạn sẽ có cách thực hiện khác nhau.

Giai đoạn trước sự kiện: đây là giai đoạn cực kì quan trọng đối với một dịch vụ tổ chức sự kiện. Vì nếu chuẩn bị giai đoạn này tốt, bạn sẽ nhận được sự kiện. Còn nếu không sự kiện này sẽ tuột vào tay một đơn vị cung cấp khác. Để chuẩn bị tốt nhất các kế hoạch chuẩn bị cũng như đưa ra ý tưởng tốt, bạn nên đưa ra các gợi ý về thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị,… Dựa vào yêu cầu của khách hàng nghiên cứu xem các yếu tố này ảnh hưởng thế nào đến sự kiện. Để truyền tải được những nội dung của đơn vị đứng ra tổ chức, cần có hiểu biết nhất định về thương hiệu hay nhãn hiệu. Tất nhiên, sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng thì đưa ra chủ đề và lập kế hoạch tổng thể là một điều không thể thiếu. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng đó là xúc tiến và quảng bá sự kiện đến các đối tượng khách hàng tiềm năng.

Giai đoạn trong sự kiện: để sự kiện diễn ra đúng như mong đợi,cần phải thực hiện đúng như những gì kịch bản đã định sẵn. Các quy trình cần có bao gồm:

– Đón tiếp khách mời: bố trí người đứng chào khách, sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho khách theo chức vụ.

– Tổ chức khai mạc sự kiện: Sau khi khách mời đông đủ, tiến hành tổ chức khai mạc sự kiện.

– MC & bộ phận kỹ thuật điều hành các diễn biến chính của sự kiện.

– Phục vụ khách mời ăn uống: có những sự kiện chỉ cần ăn uống đồ ngọt đơn giản nhưng lại có những sự kiện cần chuẩn bị khá cầ kì trong khoản ăn uống. Vậy nên cần cân nhắc khoảng thời gian diễn ra sự kiện để có sự chuẩn bị hợp lý.

– Chuẩn bị nơi ở và xe di chuyển trong sự kiện: đối với những sự kiện mang tính chất đặc biệt quan trọng, bạn nên chuẩn bị kỹ càng về nơi ở cũng như phương tiện di chuyển cho nhân viên để thuận tiện cho việc sắp xếp sân khấu, khán đài,… Đối với những nhân vật đặc biệt cần chuẩn bị nơi ở hoặc xe đưa đón bạn cũng nên lưu ý ghi nhớ.

– Sẵn sàng thực hiện các hoạt động phụ trợ sự kiện: trong sự kiện không thể không lường đến các tình huống xảy ra bất ngờ. Vì vậy, luôn phải có những phương án dự bị để xử lý tốt nhất.

Giai đoạn kết thúc sự kiện: Các công việc sau khi kết thúc sự kiện cũng không kém phần quan trọng. Xúc tiến, quảng bá cho sự kiện, tạo mối quan hệ với các nhà cung cấp, tài trợ, bổ trợ cho sự kiện hay chăm sóc khách hàng, đánh giá hiệu quả của sự kiện sẽ giúp cho bạn có cái nhìn tổng quan hơn về dịch vụ tổ chức sự kiện đã thực hiện.